Tietosuojasta ja yksityisyyden suojasta huolehtiminen on tärkeää meille IT Voimalassa. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan ja turvaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä. Asiakkaanamme uskot käsiimme luottamuksellisia tietojasi ja olemme velvollisia toimimaan tämän luottamuksen mukaisesti joka päivä.
Tässä Tietosuojalausunnossa kerromme:
- kuinka keräämme henkilötietojasi
- mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta
- mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi
- millä tavalla suojaamme ja turvaamme henkilötietosi
- kenelle luovutamme henkilötietojasi
- kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
- mitä oikeuksia ja valinnanmahdollisuuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn suhteen.
Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä IT Voimalaan sovellettavaa EU:n ja Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita.
Tietosuojalausuntoa ei sovelleta muiden yhtiöiden tarjoamiin palveluihin tai verkkosivuihin, vaikka pääsy näihin palveluihin tapahtuisi IT Voimalan verkkosivujen tai palveluiden kautta.
Määritelmät
Tietosuojalausunnossa käytetään alla olevia termejä seuraavasti:
Anonymisoitu tieto tarkoittaa tietoa, joka ei enää ole yhdistettävissä sinuun henkilönä, koska kaikki tunnistettavat elementit on poistettu.
Asiakas on Palveluidemme tilaaja, ostaja tai käyttäjä.
Henkilötieto on tieto, joka voidaan suoraan tai välillisesti yhdistää sinuun henkilönä. Käsittelemämme henkilötietotyypit on kuvattu jäljempänä Tietosuojalausunnossa.
Palvelut tarkoittavat kaikkia IT Voimalan tarjoamia tuotteita ja Palveluita.
Kuinka keräämme henkilötietojasi?
IT Voimala tarjoaa monenlaisia ICT-palveluita. Keräämämme henkilötiedot riippuvat Palveluista, joita käytät, tilaat tai ostat ja siitä mitä tietoja toimitat meille tässä yhteydessä.
Voimme kerätä henkilötietoja seuraavista lähteistä:
- Suoraan sinulta itseltäsi, kun esimerkiksi asioit kanssamme, ostat tai tilaat Palveluitamme ja tuotteitamme taikka rekisteröidyt tai kirjaudut Palveluihimme, vierailet verkkosivuillamme, vastaat asiakastyytyväisyystutkimukseen, ilmoittaudut tapahtumaamme tai olet meihin yhteydessä.
Muista lähteistä:
- Havainnoituja tietoja, jotka syntyvät Palvelun käytön yhteydessä käsittelemme lain sallimissa rajoissa esimerkiksi silloin kun käytät Palveluitamme (esim. puhelun soittamisen ja sähköpostin lähettämisen yhteydessä tai verkkosivuilla käydessä).
- Johdettuja tietoja, jotka olemme luoneet henkilötiedoistasi, kuten esimerkiksi suoramarkkinoinnin kohdentamiseksi.
- Nimenomaisesti muista lähteistä saatuja tietoja, kuten muilta palveluntarjoajilta tai julkisesti saatavilla olevista rekistereistä, esim. väestörekisterikeskuksesta, Postin rekistereistä, Asiakkuusmarkkinointiliiton Robinson-kieltorekisteristä, Suomen Asiakastiedolta tai Fonectalta.
Henkilötietojen luovuttaminen IT Voimalalle ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle Palveluitamme.
Mitä henkilötietoja keräämme sinusta?
Keräämme seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:
- Perustiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoitetiedot, tehtävänimike, organisaatio.
- Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten Palvelua, tuotteita ja tilauksia koskevat, niihin liittyvät ja niiden toimittamiseksi tarvittavat tiedot, tilaaja- ja käyttäjätiedot, laskutukseen, luotonvalvontaan ja maksamiseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, asiointia koskevat tiedot (valtakirjat, valtuutukset)
- Verkkosivujemme käytöstä syntyvät tiedot;
- Muut Palvelun käyttöä kuvaavat tiedot kuten evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla internet- ja mobiiliselailun yhteydessä kerättävät tiedot;
- Asiakkaan ja käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröitymiseen liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukset ja salasanat;
- Järjestämiimme tapahtumiin, kilpailuihin ja arvontoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot,
- Suoramarkkinointikampanjoita koskevat tiedot, suoramarkkinointiin liittyvät luvat ja -kiellot, kiinnostuksen kohteet, uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen tilaukset, suoramarkkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot,
- Muut suostumuksellasi kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot.
Mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietojasi?
IT Voimala kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietoja, joita tarvitaan liiketoimintamme harjoittamiseen, tehokkaaseen asiakaspalveluun ja tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen tai IT Voimalan oikeutettuun etuun Palveluiden käyttämisen ja tarjoamisen yhteydessä. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen
Kuinka turvaamme henkilötietosi?
Tietoturva ja asiakastietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. IT Voimalalle on tärkeää pyrkiä turvaamaan henkilötietojen käytettävyys, saatavuus, eheys ja turvallisuus. Pyrimme toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten luvattoman pääsyn henkilötietoihin ja henkilötietojen katoamisen.
Työskentelemme jatkuvasti asiakkaidemme oikeuksien turvaamiseksi. Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Erityistä huomiota kiinnitämme käsittelemiemme tietojen kuten henkilötietojesi turvaamiseen.
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa. Voimme myös käsitellä anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun henkilönä. Tällaista tietoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös muihin kuin Tietosuojalausunnossa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi alla oleville tahoille:
- IT Voimalan kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille sovellettavan lainsäädännön sallimassa laajuudessa. Konserniyhtiömme voivat käyttää henkilötietojasi tässä lausunnossa määriteltyihin tarkoituksiin.
- IT Voimalan puolesta toimiville alihankkijoille ja muille sidosryhmille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen.
Voimme luovuttaa tietojasi myös:
- Muille kolmansille osapuolille suostumuksellasi, joka on voitu saada esimerkiksi tietyn palvelun yhteydessä.
- Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Tuomioistuimen päätöksen perusteella henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi tekijänoikeuden haltijalle tai tämän edustajalle. Voimme myös luovuttaa tietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, esimerkiksi poliisille tai hätäkeskusviranomaiselle, lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa etukäteen määritellyn menettelytavan mukaisesti.
- Lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa.
- Liiketoimintajärjestelyissä, kuten sulautumisten ja erilaisten liiketoimintakauppojen tai -siirtojen yhteydessä.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin se on tarpeen Tietosuojalausunnossa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia.
Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötietosi ja muut asiakastietosi ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.
Sopimussuhteen perusteella käsiteltäviä tietojasi säilytetään lähtökohtaisesti sopimussuhteen voimassaoloajan tai niin kauan, kuin Palveluiden toimittaminen edellyttää. Sopimussuhteen tai Palveluiden toimittamisen päättymisen jälkeen henkilö- ja välitystietojasi säilytetään niin kauan, kuin niille on tarvetta esimerkiksi keskeneräisten asioiden, laskutuksen, reklamaatioiden tai takuuaikojen puitteissa. Pääsääntöisesti tietojen säilytysaika on vähintään kolme vuotta ja maksimissaan kuusi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Yksittäisten tietotyyppien osalta säilytysajat voivat olla myös lyhyempiä.
Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty.
Lakisääteisten velvoitteiden perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin laissa edellytetään. Velvoitteita henkilötietojen säilyttämisen osalta on asetettu esimerkiksi kirjanpito- tai rahanpesulainsäädännössä sekä sähköisen viestinnän palveluista annetussa laissa.
Suostumuksellasi käsiteltävien tietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.
Kuinka käytämme evästeitä?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle, kun käyt verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerralla ne lähetetään takaisin verkkosivustolle tai toiselle sivustolle, joka tunnistaa evästeen.
Lisätietoa evästeistä saat esimerkiksi täältä: www.aboutcookies.org.
Evästeet sivuillamme
Sivuston käytön analysoinnissa käytämme Google Analytics palvelua, kävijämäärän ja käyttäytymisen seurantaan. Kerättyä dataa ei luovuteta kolmansille osapuolille. Emme kerää tai käsittele henkilötietoja evästeissä emmekä yhdistä evästeitä henkilötietoihin. Käyttämällä verkkosivujamme annatte suostumuksen evästeiden käytölle.
Google Analytics evästeen on mahdollista kieltää selaimen lisäosalla: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Mitä oikeuksia ja valintamahdollisuuksia sinulla on?
Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi riippuvat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja tilanteesta.
- Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin. Mikäli edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle kuusi kuukautta, IT Voimala voi periä tarkastuspyynnöstä maksun.
- Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus milloin tahansa.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot oikaistuksi tai, tietyissä tapauksissa, puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa IT Voimalan oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. IT Voimala voi kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen IT Voimalan pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Sinulla on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus pyytää IT Voimalaa poistamaan sinua koskevat tiedot muun muassa, jos (i) katsot niiden olevan tarpeettomia yllä kuvattuihin tarkoituksiin, (ii) peruutat antamasi suostumuksen, (iii) katsot IT Voimalan käsittelevän henkilötietojasi lainvastaisesti tai (iv) vastustat henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
Kuinka saat tiedot Tietosuojalausunnon muuttumisesta?
Päivitämme Tietosuojalausuntoa tarvittaessa toimintamme ja Palveluidemme kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme.
Kuinka voit käyttää oikeuksiasi ja saat meihin yhteyden?
Henkilötietojen rekisterinpitäjä on IT Voimala Oy (y-tunnus 0534449-4). Henkilötietojen käsittelyyn tai Tietosuojalausuntoon liittyvät kysymykset voit lähettää alla olevaan osoitteeseen:
IT Voimala Oy
Keilaranta 1
02150 Espoo
Tietosuojavastaava: tietosuoja@itvoimala.fi
Puhelin: +358 (0)20 734 0281